Achiziții IT: de ce pierd companiile bani când confundă software-ul standard cu dezvoltarea personalizată

Decizia de a digitaliza operațiunile unei companii printr-un software nou este, de cele mai multe ori, privită exclusiv ca o provocare tehnică. Totuși, din perspectivă juridică, achiziția de tehnologie reprezintă unul dintre cele mai expuse puncte din guvernanța corporativă. O decizie recent pronunțată de o judecătorie din România ilustrează perfect cum superficialitatea în faza precontractuală poate duce la pierderi financiare și la blocaje operaționale majore.

Analizând acest caz, putem extrage lecții esențiale despre modul în care antreprenorii trebuie să își protejeze investițiile în tehnologie.

Situația de fapt: așteptări versus clauze contractuale

Elementul central al problemei rezidă în distincția juridică dintre două tipuri de produse IT. Pe de o parte, discutăm despre furnizarea de software standard (tip off-the-shelf sau SaaS), unde se acordă doar un drept de utilizare a unui program deja existent. Pe de altă parte, există dezvoltarea de software personalizat (custom), care implică un proces de concepere, proiectare și programare strict după cerințele beneficiarului.

În mod concret, o sentință civilă din mai 2026 detaliază un caz clasic: o companie din industria prelucrării cărnii a achiziționat o licență software (cu durata de un an) pentru un pachet standard. Beneficiarul se aștepta ca programul să emită note de cântar detaliate, să gestioneze trasabilitatea pe loturi interne și să scadă automat materia primă în funcție de rețete complexe de producție. Ulterior, constatând că platforma nu este optimizată pentru fluxul său specific și că adaptările necesită costuri suplimentare (tarifate la oră), beneficiarul a dat în judecată furnizorul IT, solicitând anularea contractului pentru eroare și rezoluțiunea acestuia pentru neconformitate, cerând înapoierea sumei de aproximativ 20.000 de lei.

În realitate, instanța a respins acțiunea beneficiarului, reținând aspecte fundamentale pentru orice contract B2B:

• Contractul semnat avea ca obiect strict „acordarea dreptului de utilizare pentru aplicațiile software” dintr-un pachet standard.
• Niciuna dintre clauzele contractuale nu detalia obligația furnizorului de a implementa funcționalitățile specifice industriei cărnii cerute de reclamantă.
• În absența includerii acestor cerințe în contract, nu se poate reține neexecutarea unor obligații pe care furnizorul nu și le-a asumat niciodată.
• Un profesionist nu poate invoca eroarea ca viciu de consimțământ dacă nu a manifestat o diligență rezonabilă, mai ales după ce a avut acces la o perioadă de testare a aplicației înainte de achiziție.

De ce a respins instanța anularea și rezoluțiunea contractului?

Instanța a respins în totalitate cererea clientului nemulțumit, obligându-l și la plata cheltuielilor de judecată. Motivele instanței se ancorează în regulile stricte aplicabile contractelor între profesioniști:

1. Eroarea asupra obiectului contractului (viciul de consimțământ). Clientul a pretins că s-a aflat într-o eroare esențială cu privire la capacitățile programului. Cu toate acestea, instanța a stabilit că un profesionist trebuie să dea dovadă de un grad ridicat de diligență. Din moment ce clientul a avut posibilitatea de a analiza specificațiile tehnice și de a testa platforma înainte de a semna, el nu se poate prevala de propria lipsă de informare. Contractul nu menționa nicăieri funcționalitățile personalizate dorite, deci eroarea putea fi evitată printr-o simplă lectură atentă.

2. Rezoluțiunea pentru neexecutarea obligațiilor. Pentru a anula un contract pe motiv de neexecutare (rezoluțiune), trebuie ca partea adversă să fi încălcat o obligație asumată în scris. Judecătorul a constatat că furnizorul nu își asumase prin contract obligația de a oferi funcțiile specifice de „cântărire” sau „lotizare” invocate de reclamant. În lipsa unei asumări contractuale, nu poate exista o neexecutare culpabilă din partea firmei de IT.

Soluții practice pentru antreprenori și start-upuri

Așadar, practica judiciară confirmă principiul potrivit căruia contractul valabil încheiat are putere de lege între părți. Pentru a evita situații similare, recomandăm antreprenorilor să aplice următoarele măsuri înainte de achiziția oricărui serviciu IT:

• Obiectul clar definit: Asigurați-vă că documentul semnat reflectă realitatea. Cumpărați o licență de utilizare SaaS (Software as a Service), sau achiziționați un serviciu de dezvoltare custom? Sau este o licență standard sau include servicii de dezvoltare?
• Atașați anexe tehnice. Orice promisiune verbală a echipei de vânzări are valoare zero dacă nu se regăsește în contract. Contractul trebuie să cuprindă specificații tehnice clare de care afacerea dumneavoastră are nevoie.
• Profitați de perioada de probă. Dacă se oferă o perioadă de testare, se recomandă utilizarea acesteia de către utilizatorii finali din companie (angajații) pentru a depista eventuale incompatibilități înainte de a semna un angajament pe 1 sau 2 ani.
• Analiza juridică a contractului. Înainte de semnare, departamentul juridic sau avocatul extern verifică dacă lista de nevoi este reflectată ca obligație de rezultat în anexa contractului propus de furnizor.

Contractul valabil încheiat obligă părțile la ceea ce au scris. Totodată, instanța nu completează contractul cu așteptările uneia dintre ele. În acest context, siguranța unei investiții în digitalizare se construiește înainte de semnare, prin transformarea fiecărei cerințe tehnice într-o obligație clară a furnizorului.

Dacă vă pregătiți să achiziționați o soluție software sau doriți să verificați contractele IT aflate în derulare, mă puteți contacta la office@avbalta.com pentru o analiză a contractului și a anexelor sale, inclusiv în cadrul pachetelor de consultanță Advisory Retainer.

Notă: Acest material are un scop pur informativ, reflectă o analiză de practică judiciară și nu constituie consultanță juridică personalizată.