Pentru administratorul de societate există un risc pe care majoritatea îl descoperă prea târziu: nu trebuie să fi sustras nimic pentru a plăti personal datoriile companiei. Este suficient să nu poți explica unde s-au cheltuit banii care figurau în bilanț.

Când o companie intră în insolvență, lichidatorul judiciar pornește de la ultimele situații financiare depuse oficial la autoritățile publice. Tot ce apare acolo ca numerar disponibil devine problema ta personală dacă nu poți justifica fiecare leu cu documente. Nu cu o explicație aproximativă. Nu cu amintiri despre cât de dificilă era perioada. Cu documente semnate, ștampilate și trasabile.

Bilanțul nu este o formalitate contabilă. Este harta răspunderii tale patrimoniale.

Majoritatea administratorilor tratează raportarea financiară ca pe o sarcină delegată contabilului extern. Dar din momentul în care se deschide procedura insolvenței, fiecare cifră din acel document devine o întrebare adresată ție direct: unde sunt banii? Dacă nu poți răspunde cu probe solide, instanța prezumă că i-ai folosit în interes personal. În sala de judecată, „lucrurile erau haotice la acea vreme” nu este o strategie de apărare.

Un document intern nesemnat nu are nicio valoare juridică.

Un administrator a încercat să justifice numerarul din bilanț cu un registru de casă intern, susținând că sumele au fost folosite pentru salarii și plăți către furnizori. Instanța l-a respins complet. Motivul: nicio semnătură din partea compartimentului financiar-contabil, nicio validare formală. Documentul intern contrazicea bilanțul depus oficial la stat. Când există un conflict între un înscris intern neverificat și o situație financiară depusă la o autoritate publică, documentul oficial câștigă. Întotdeauna.

Responsabilitatea neclară nu te protejează. Te expune.

Când o companie trece prin mai mulți administratori, manageri informali sau persoane care acționează fără un mandat oficial, iar numerarul dispare fără o atribuire clară, instanțele nu pot stabili cu certitudine cine e vinovat. Asta pare o formă de protecție. Însă nu este.

Înseamnă că persoana înregistrată formal ca administrator în momentul deschiderii insolvenței suportă întreaga greutate a ceea ce nu a putut fi explicat. Nu plătești pentru că ai fost cel mai neglijent. Plătești pentru că ai fost ultimul semnatar înregistrat.

Strategia care te protejează se construiește înainte de criză.

Dacă mișcările de numerar din compania ta nu sunt documentate la standardul pe care l-ar solicita un lichidator judiciar mâine dimineață, activele tale personale sunt expuse. Ești la un trimestru prost distanță de o cerere de răspundere personală pe care nu ai văzut-o venind.

Adriana Baltă Law Office oferă consultanță în drept comercial și societar.