Să luăm o situație obișnuită. O societate câștigă un litigiu cu un partener comercial și presupune, firesc, că partea care a pierdut va plăti și facturile avocatului. Abia după hotărâre apare surpriza: instanța recunoaște doar o parte din sumă, iar diferența rămâne în rezultatul societății. În unele cazuri, lucrul acesta se află chiar mai târziu, după un al doilea proces, pornit doar pentru recuperarea costurilor.

Din analiza mea, companiile pierd din vedere o distincție simplă. Onorariul convenit cu avocatul și suma care poate fi recuperată de la adversar sunt două cifre diferite. Prima se stabilește la început, între societate și avocat. A doua o stabilește un judecător, la final, după criterii pe care societatea le-a documentat rareori din timp. Tocmai de aceea cred că bugetul unui litigiu nu este doar o cheltuială. Este o decizie a conducerii, iar cineva va trebui să poată explica, mai târziu, pe ce s-a bazat.

Cadrul juridic, pe scurt

Punctul de plecare este simplu: cine pierde procesul plătește costurile celui care câștigă (art. 453 din Codul de procedură civilă). Prin „cheltuieli de judecată”, legea înțelege taxele de timbru, onorariul avocatului, deplasările și alte cheltuieli necesare procesului (art. 451 din același cod).

Mai interesant este ce se întâmplă atunci când câștigătorul nu și-a cerut costurile în procesul principal. În anumite împrejurări, el le poate solicita într-un proces separat, pe temeiul răspunderii pentru fapta proprie (art. 1357 din Codul civil). Logica este aceasta: cine a pornit sau a purtat un proces pe care l-a pierdut se află în „culpă procesuală”, iar costul suportat de adversar este prejudiciul pe care trebuie să îl repare.

Cu toate acestea, instanța nu preia automat suma din facturi. Ea poate reduce partea reprezentând onorariul atunci când o consideră vădit disproporționată față de valoarea sau complexitatea cauzei ori față de munca efectiv depusă de avocat. Pentru conducere, important este că reducerea nu schimbă nimic între societate și avocat. Onorariul rămâne datorat integral, doar că recuperarea se oprește la suma admisă.

Analiza de risc: cine pierde, cât și când

Riscul îl suportă chiar societatea care a câștigat. Mai mult, pierderea se vede târziu, atunci când bugetul este deja cheltuit și, de regulă, trecut în rapoartele interne ca sumă de recuperat.

Cum se hotărăște, atunci, ce se recuperează? În analiza mea, instanța poate verifica dacă o cheltuială este reală, necesară și rezonabilă. Reală înseamnă legată strict de acel litigiu și efectiv plătită. Necesară înseamnă făcută pentru apărarea interesului societății în dosar. Rezonabilă înseamnă proporțională cu munca prestată, cu complexitatea cauzei și cu miza ei. Pe lângă acestea, poate conta și dacă adversarul a avut posibilitatea să cunoască aceste costuri și să le conteste.

Aici răspunsul depinde de împrejurări, pentru că nu există un procent sau o formulă. Răspunsul depinde de miza procesului, de numărul și dificultatea actelor efectuate și de felul în care munca avocatului poate fi legată de dosar. De altfel, instanțe diferite pot ajunge la cifre diferite, iar soluția dintr-un dosar nu anunță obligatoriu rezultatul din altul. În plus, regulile privind reducerea onorariilor au fost în ultimii ani subiect de inițiative legislative, așa că textul aplicabil unui litigiu anume merită verificat la momentul respectiv. Mai multe materiale despre contractele comerciale și răspunderea administratorilor găsiți pe avbalta.com.

Câștigul parțial complică și mai mult calculul. Dacă cererea a fost admisă doar în parte, instanța poate împărți costurile între părți, iar societatea poate ajunge să plătească adversarului o parte din cheltuielile lui.

Unde greșesc cel mai des companiile

În practică se observă frecvent cinci situații, iar fiecare are o consecință financiară sau de răspundere.

Tratează tot onorariul ca fiind recuperabil.

Prima este o greșeală de calcul: tot onorariul este tratat ca recuperabil. Când bugetul și raportările interne pornesc de la această premisă, diferența apare brusc în rezultatul financiar, iar administratorul care a aprobat bugetul poate fi întrebat pe ce bază a estimat recuperarea.

Amână cererea pentru costuri.

A doua ține de calendar. Uneori, societățile amână cererea pentru costuri, cu gândul că o vor formula „separat, mai târziu”. Dar asta înseamnă, de fapt, un al doilea proces, cu propriile cheltuieli, cu aceleași dovezi de adus și cu același risc de reducere. Dacă dovezile lipsesc, cererea poate fi respinsă sau admisă doar în parte.

Contractează avocatul printr-o societate, iar procesul îl poartă alta.

A treia greșeală apare în grupurile de firme. Avocatul este contractat și plătit de o societate, în timp ce procesul îl poartă alta. În anumite împrejurări, doar cel care a încheiat contractul și a plătit poate cere recuperarea. Prin urmare, societatea care este parte în proces, dar nu a contractat și nu a plătit, poate rămâne fără acest drept, iar suma se pierde pentru grup chiar dacă litigiul a fost câștigat.

Plătește un onorariu fără legătură demonstrabilă cu munca din dosar.

A patra greșeală privește legătura dintre onorariu și munca din dosar. Un onorariu mare, achitat integral, nu își dovedește singur necesitatea. Dacă nu se poate arăta cum se raportează la complexitatea litigiului, riscul reducerii crește.

Se bazează pe recuperarea costurilor unui partener care intervine în sprijinul ei.

În sfârșit, există situația în care terțul intră în proces alături de una dintre părți și își poate suporta propriile cheltuieli, chiar dacă partea sprijinită câștigă. Dacă relația comercială a presupus, fie și tacit, că societatea îl va sprijini financiar, costul rămâne în final la ea.

Scenariu ipotetic

Acest scenariu este ipotetic, iar companiile sunt fictive. Delta Furnizare SRL câștigă un litigiu împotriva Nord Componente SA, care refuzase plata unor livrări. Administratorul Delta aprobase la început un buget de litigiu pornind de la ideea că adversarul va returna integral onorariul. În procesul principal, societatea nu cere costurile, pentru a le solicita ulterior separat. În al doilea proces, instanța compară onorariul cu complexitatea dosarului, care s-a rezumat la câteva termene și la un singur set de probe. Totodată, pretențiile Delta fuseseră admise doar în parte, așa că Nord Componente primește, la rândul ei, o mică parte din propriile costuri. O soluție posibilă este ca Delta să recupereze o fracțiune din ce a plătit, deși a câștigat. Diferența rămâne în patrimoniul societății, iar întrebarea „cine a aprobat bugetul și pe ce estimare” nu mai are un răspuns documentat.

Ce rămâne în responsabilitatea conducerii

Întrebările de mai jos nu au un răspuns universal. Ele arată ce ar trebui să poată explica o conducere după un litigiu câștigat.

• Cine a aprobat bugetul litigiului și angajarea avocatului, pe ce bază și cu ce estimare a părții recuperabile?
• Ce justificare a fost consemnată pentru nivelul onorariului, raportat la miza și complexitatea cauzei?
• Societatea care contractează și plătește avocatul este aceeași cu cea care apare ca parte în proces?
• A fost decis și consemnat, în mod conștient, dacă și când se cer costurile?
• Ce parte din cost a fost privită de la început ca nerecuperabilă și cum apare ea în bugetul societății?
• Ce se întâmplă cu costurile terților care intervin alături de societate?

Dacă doriți să discutați situația concretă a societății dvs., datele de contact sunt disponibile pe avbalta.com.

Acest material are caracter informativ, nu constituie consultanță juridică și nu creează o relație avocat–client. Pentru situația companiei dvs. este necesară o analiză individualizată.